¿Cómo diseñar un onboarding exitoso?

Personalmente creo que una de las etapas más importantes dentro del ciclo de vida del colaborador es el onboarding. El colaborador que ingresó a tu empresa, ya se dio la oportunidad de decir “sí” a un proceso de contratación y poner su talento al servicio del equipo y la organización. No obstante, si cuando llega a la empresa no se genera una primera buena impresión, y de hecho, no se siente bien recibido, excluido, no integrado, y peor aún, perdido con su labor, difícilmente se va a comprometer. Fácilmente ese nuevo ingreso se puede convertir en una rápida renuncia.

Para que dimensiones la importancia del onboarding, hay estudios que demuestran que el 62% de las personas afirman que la experiencia que tienen durante su incorporación influye en su estadía a largo plazo.

Así que, si trabajas en el departamento de recursos humanos, hoy quiero sugerirte que involucres más de tu tiempo en planear y ejecutar un buen onboarding. No permitas que se genere una rotación de personal por no haber estructurado de forma correcta esta etapa tan crucial.

De acuerdo a un estudio que el grupo Brandon Hall realizó en el 2015, una buena experiencia de onboarding puede mejorar la retención en un 82%. ¿Te imaginas esto?

Ahora bien, he visto que muchas personas creen que el onboarding es tener un kit de bienvenida listo, como diría yo, con todos los juguetes brandeados. Entonces, en el primer día, reciben al nuevo colaborador con una caja de souvenirs para que “se sienta parte de la empresa” pero realmente, esto es solo una pequeña parte de la ecuación. Y no me mal entiendas, el kit de bienvenida es algo espectacular. ¿Quién no recuerda cuando entró a una empresa y lo recibieron con varios artículos brandeados? Yo nunca olvido la vez que me dieron una agenda divina (y super útil), acompañada de varios implementos de papelería y un montón de post-it (debo confesar que esos papelitos son mi debilidad). Pero hoy, quiero que amplíes el panorama y conozcas un poco más sobre qué es un onboarding exitoso.

Empecemos por establecer la diferencia entre inducción y onboarding

Me he dado cuenta que la mayoría de empresas piensan que el onboarding es su proceso de inducción y por eso quiero explicarte las principales diferencias que hay entre estos conceptos:

Así pues, la inducción es una fase inicial dentro del proceso más amplio de onboarding. La inducción es ese primer acercamiento que se tiene con el nuevo empleado y el onboarding tiene un alcance mucho mayor a esto.

¿Cuáles etapas debo contemplar entonces en el onboarding?

Cuando alguien se une a tu empresa, puede ser un experto en su campo, pero recuerda que es nuevo en tu entorno. Esto significa que necesita una guía sobre cómo sus acciones pueden alinearse mejor con la estrategia de la organización y cuáles comportamientos son los más importantes y tendrán el mayor impacto.

Pre-inducción:

Esta fase inicia cuando el colaborador ya fue informado que el puesto es suyo y por lo tanto entras en modo preparación. En esta etapa es donde recolectas toda la documentación del nuevo colaborador, te aseguras que tenga un espacio de trabajo preparado para recibirlo, organizas todo lo que necesita a nivel de herramientas y tecnología, y preparas su kit de bienvenida con información relevante sobre la empresa y, por qué no, los amados artículos brandeados.

Primer día:

Llega el momento de darle la bienvenida y presentarlo al equipo. Aquí te sugiero que prepares una agenda detallada sobre qué se va a hacer y a qué hora del día. Entre más específico, mucho mejor. Dentro de las iniciativas a ejecutar, puedes incluir un tour por las oficinas, una actividad rompehielos para que conozca al equipo, proporcionar información valiosa sobre la empresa, etc.

Primera semana:

En este lapso de tiempo debes asegurarte de que el colaborador ya diligenció toda la información requerida por el departamento de RR.HH. y la empresa, haber realizado una reunión donde se aclaren las expectativas con respecto a su desempeño (metas y plazos), haber realizado una capacitación específica del puesto y haberlo conectado con esas personas claves para su rol.

Hasta aquí llega la inducción. Debes realizar la transición al onboarding no sin antes haber obtenido retroalimentación sobre el proceso de inducción y haber respondido todas las preguntas que tenga el nuevo colaborador.

Primeros 30 días:

Durante este tiempo debes asegurarte de que el colaborador esté adaptado a su nuevo rol y a la empresa así que todas las iniciativas que generes alrededor de este propósito son más que bienvenidas. Puedes realizar reuniones semanales de seguimiento, compartirle el plan de carrera que tienes establecido para él, las opciones de formación, etc.

Primeros 90 días:

Los primeros 90 días para cualquier nuevo empleado establecerán una base clave para el resto de su tiempo en la organización. En este lapso de tiempo, el liderazgo se convierte en una parte crucial.

• ¿Cuál es el tipo de liderazgo que requiere este colaborador?
• ¿Debe tener un enfoque de apoyo o más directivo?
• ¿Cuáles son sus competencias más destacadas y cuáles requieren acompañamiento?

El líder inmediato del nuevo empleado y tú, como profesional de recursos humanos, deben apoyarlo ayudándole a establecer objetivos SMART para estos primeros 90 días, que se alineen con los objetivos a largo plazo de la organización, así como con los objetivos de desarrollo profesional del empleado.

Finalizando el primer año:

Este es el momento perfecto para no sólo pedirle feedback al colaborador del proceso de onboarding sino también para preguntarle cómo se ha sentido a lo largo de su primer año en la empresa y evaluar su desempeño. ¿Se adaptó a la empresa? ¿Cumplió con los objetivos propuestos? ¿Hay alguna formación adicional que requiera para mejorar su desempeño?

¿Cómo me doy cuenta si el onboarding fue exitoso?

Como dice la frase “habrán señales”. Señales como:

1. Verás que tu colaborador está entusiasmado con su rol y la empresa. Tanto que le recomendaría a sus amigos trabajar allí.
2. Verás que el nuevo colaborador ya conoce su equipo de trabajo y se siente parte importante del mismo. Además, ha desarrollado una buena relación con su líder inmediato.
3. Verás que el colaborador tiene acceso a todos los recursos necesarios para hacer bien su trabajo y que también recibió una capacitación completa.
4. Verás que el colaborador tiene claras las metas que debe obtener y ha logrado cumplirlas.

¿Sabías que un buen onboarding también acelera el tiempo que toma el colaborador en alcanzar la productividad? Es decir, ese tiempo que tarda un nuevo empleado en empezar a contribuir plenamente a la organización, el cual, en promedio es de 28 semanas.

No subestimes el poder que tiene un proceso de onboarding bien estructurado. Un buen onboarding no solo mejora la retención, sino que también acelera la productividad del nuevo empleado.